குழு உறுப்பினர்களிடையே தொடர்புகொள்வது முதல் அடுத்த சில மாதங்கள் மதிப்புள்ள திட்டங்களைத் திட்டமிடுவது வரை 21 ஆம் நூற்றாண்டில் வேலை செய்வதற்கு மின்னஞ்சல் முற்றிலும் அவசியம். பிரச்சனை என்னவென்றால், ஸ்மார்ட்போன்கள் மற்றும் டேப்லெட்டுகளின் வயதில், எந்த நேரத்திலும் வேலையிலிருந்து துண்டிக்க இயலாது. உங்கள் ஸ்மார்ட்போனில் உள்ள மின்னஞ்சல் அடிப்படையில் பெரும்பாலான நிறுவனங்களுக்கு ஒரு தேவையாகும், ஆனால் இதன் பொருள் உங்கள் முதலாளி எந்த நேரத்திலும் உங்களை அணுக முடியும். மின்னஞ்சல்கள், அழைப்புகள் மற்றும் எல்லா தகவல்தொடர்பு ஊடகங்களிலிருந்தும் விலகிச் செல்வதற்கு ஒவ்வொருவரும் தகுதியானவர்கள். நீங்கள் விடுமுறைக்குச் சென்றிருந்தாலும் அல்லது குடும்பத்தினருடனோ அல்லது நண்பர்களுடனோ தரமான நேரத்தை விரும்பினாலும், அலுவலக செய்தியிலிருந்து ஒரு அவுட்லுக்கை அமைப்பது சிறிது நேரம் வேலையை விட்டுவிடுவதற்கான முதல் படியாகும். அதை எப்படி செய்வது என்பது இங்கே.
எங்கள் கட்டுரையான டிராப்பாக்ஸ் Vs கூகிள் டிரைவையும் காண்க - எது சிறந்தது?
அலுவலகத்திற்கு வெளியே செய்தி ஏன் கவலைப்பட வேண்டும்?
அலுவலகச் செய்தியை வெளியிடுவது உங்கள் முதலாளியை மகிழ்ச்சியடையச் செய்யாது, ஆனால் குறைந்த பட்சம், இது உங்கள் பணி சமூகத்தில் உள்ள அனைவரையும் மற்றும் வெளி நபர்களையும் உங்களை தொடர்பு கொள்ள முயற்சிக்கும். அலுவலகத்திற்கு வெளியே ஒரு செய்தியை அமைப்பது ஏன் முக்கியம்? சரி, உண்மையில், சில காரணங்கள் உள்ளன:
ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு நீங்கள் தொடர்பு கொள்ளாத சக ஊழியர்கள், மேலாளர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களை அனுமதிப்பது நல்ல நடத்தை . நீங்கள் இரண்டு நாட்களுக்கு மேல் விடுமுறையில் இருந்தால் இது குறிப்பாக உண்மை.
இது தொழில்முறை . ஒருவருக்கு உங்கள் உதவி தேவைப்பட்டால் அல்லது வாடிக்கையாளரிடம் வினவல் இருந்தால், நீங்கள் குறிப்பிட்ட நேரத்திற்கு வரவில்லை என்பதை அவர்களுக்குத் தெரிவிப்பது அவர்களுக்கு உதவுகிறது. நீங்கள் திரும்பும் வரை அல்லது வேறொருவரை அணுகும் வரை அவர்கள் காத்திருக்க வேண்டும் என்பது அவர்களுக்குத் தெரியும். இருவரும் வணிகத்திற்கும் உங்களுக்கும் உதவுகிறார்கள்.
உங்களைப் பிழையாக்க வேண்டாம் என்று இது மக்களிடம் கூறுகிறது . நீங்கள் அலுவலக செய்தியை விட்டு வெளியேறினால், நீங்கள் விடுமுறையில் இருக்கிறீர்கள், தனிப்பட்ட நேரம் அல்லது எதுவாக இருந்தாலும் மக்களுக்குத் தெரியும். அதற்குப் பிறகு அவர்கள் உங்களை அழைப்பது அல்லது எஸ்எம்எஸ் செய்வது குறைவு.
இது உங்கள் முதலாளிக்கு புகார் அளிக்க ஒரு குறைவான விஷயத்தை அளிக்கிறது . நீங்கள் கோரும் முதலாளிக்கு வேலை செய்து பின்வாங்க விரும்பினால், நீங்கள் எதிர்ப்பைப் பெறப் போகிறீர்கள். நீங்கள் விளையாட்டை விளையாடி தொழில் ரீதியாக செயல்பட்டால், ஒழுக்கக் கண்ணோட்டத்தில் அவர்கள் செய்யக்கூடியது மிகக் குறைவு.
வேலைக்கு வரும்போது முக்கியமான ஒன்று இருந்தால், நீங்கள் எப்போதும் உங்களை ஒரு நிபுணராக மிக முக்கியமான அர்த்தத்தில் பிரதிநிதித்துவப்படுத்துகிறீர்கள் என்பதை உறுதிசெய்கிறது.
அலுவலக செய்தியிலிருந்து ஒரு அவுட்லுக்கை அமைக்கவும்
நீங்கள் அவுட்லுக் 2016 அல்லது அதற்கு முந்தையதா அல்லது ஆபிஸ் 365 க்குள் அவுட்லுக்கைப் பயன்படுத்துகிறீர்களா என்பதைப் பொறுத்து அலுவலக பதில் செய்தியை அமைப்பது சற்று வேறுபடுகிறது.
அவுட்லுக் 2016 மற்றும் அதற்கு முந்தையது
செயல்பாட்டில் சில படிகள் உள்ளன, ஆனால் அதைச் செய்வது மிகவும் நேரடியானது.
- ஒரு புதிய மின்னஞ்சலை உருவாக்கி, உங்கள் அலுவலக பதிலை எழுதுங்கள். இந்த விஷயத்தில் அலுவலகத்திற்கு வெளியே சேர்க்கவும், ஆனால் இலக்கை காலியாக விடவும்.
- கோப்பைத் தேர்ந்தெடுத்து இவ்வாறு சேமி.
- அவுட்லுக் வார்ப்புருவாக சேமிக்கவும்.
- விதிகள் மற்றும் விழிப்பூட்டல்களை நிர்வகி என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து, நீங்கள் செய்தியைப் பயன்படுத்த விரும்பும் கணக்கைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- புதிய விதியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- நான் பெறும் செய்திகளில் விதிமுறைகளைப் பயன்படுத்து என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து அடுத்து என்பதை அழுத்தவும்.
- டூ பெட்டியில் எனது பெயர் எங்கே என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து அடுத்து என்பதை அழுத்தி பாப்அப்பை உறுதிப்படுத்தவும்.
- ஒரு குறிப்பிட்ட வார்ப்புருவைப் பயன்படுத்தி பதிலைத் தேர்ந்தெடுத்து, கீழே உள்ள பலகத்தில் உள்ள உரை இணைப்பைக் கிளிக் செய்க.
- நீங்கள் முன்பு உருவாக்கிய வார்ப்புருவைத் தேர்ந்தெடுத்து திற என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து என்பதைக் கிளிக் செய்க.
- தானியங்கு பதில்களுக்கு தானாக பதில்களை அனுப்புவதைத் தவிர்ப்பதற்கு இது ஒரு தானியங்கி பதில் என்றால் தவிர தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து என்பதைக் கிளிக் செய்க.
- விதிக்கு ஒரு அர்த்தமுள்ள பெயரைக் கொடுத்து, இந்த விதியை இயக்குவது சரிபார்க்கப்பட்டது என்பதை உறுதிப்படுத்தவும்.
- பினிஷ் என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து சரி.
இது அலுவலக ஆட்டோ பதிலை உருவாக்கி அதை செயலில் அமைக்கும். இந்த செயல்முறை செயலில் இருக்கும் கணக்கைக் குறிப்பிடுகையில், நீங்கள் அதை அனைத்து மின்னஞ்சல் கணக்குகளுக்கும் செயலில் அமைக்கலாம். படி 11 இல் நீங்கள் விதியை இயக்கும்போது, எல்லா கணக்குகளிலும் செயலில் இருக்க விதியைத் தேர்ந்தெடுப்பதற்கான விருப்பங்கள் உங்களுக்கு கீழே உள்ளன. உங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால் இதை இயக்கவும் மற்றும் சேமிக்கவும்.
அலுவலக செய்தியின் அவுட்லுக்கை அணைக்கவும்
நீங்கள் விடுமுறையிலிருந்து திரும்பி வரும்போது அல்லது நீங்கள் என்ன செய்தாலும், உங்கள் தானியங்கு விநியோகத்தை அணைக்க நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.
- அவுட்லுக்கில் கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- விதிகள் மற்றும் விழிப்பூட்டல்களை நிர்வகி என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து மின்னஞ்சல் விதிகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- கணக்கைத் தேர்ந்தெடுத்து, உங்கள் தானியங்கு விதிமுறைக்கு அடுத்த பெட்டியைத் தேர்வுநீக்கவும்.
- மாற்றங்களைச் சேமிக்க சரி என்பதைக் கிளிக் செய்க.
இப்போது நீங்கள் அதிகாரப்பூர்வமாக அரைக்கிறீர்கள்!
அலுவலகம் 365 இல் அலுவலகத்திற்கு வெளியே ஒரு செய்தியை அமைக்கவும்
அலுவலகம் 365 கணக்குகள் பரிமாற்றத்தைப் பயன்படுத்துகின்றன, அங்கு அவுட்லுக் கணக்கு POP, IMAP அல்லது Exchange ஐப் பயன்படுத்துகிறது. செயல்முறை பெரும்பாலும் ஒரே மாதிரியாக இருக்கிறது, ஆனால் அதன் சொந்த ஒத்திகையை உத்தரவாதம் செய்ய போதுமான அளவு வேறுபடுகிறது.
- அவுட்லுக்கிலிருந்து கோப்பு மற்றும் தானியங்கி பதில்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- தானியங்கி பதில்களை அனுப்பு என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- நீங்கள் விரும்பினால் நேர அளவை அமைக்கவும். என்னைப் போன்ற மறதி வகைகளுக்கு இது பயனுள்ளதாக இருக்கும், அவர்கள் திரும்பி வரும்போது கூட தன்னியக்கமாக செயல்படுவார்கள்.
- எனது அமைப்பின் உள்ளே தாவல் செயலில் இருப்பதை உறுதிசெய்து உங்கள் செய்தியைச் சேர்க்கவும்.
- எனது நிறுவனத்திற்கு வெளியே தேர்ந்தெடுத்து, அதனுடன் தொடர்புடைய செய்தியையும் சேர்க்கவும். வெளி உலகத்திலிருந்து உங்களுக்கு யார் மின்னஞ்சல் அனுப்புகிறார்கள் என்பதைப் பொறுத்து, நீங்கள் எனது தொடர்புகளை மட்டுமே சரிபார்க்க வேண்டும், இல்லையெனில் செய்திமடல்கள், அறிவிப்புகள் மற்றும் ஸ்பேம் உட்பட அனைவருக்கும் மின்னஞ்சல்கள் அனுப்பப்படும்.
- செயல்படுத்த முடிந்ததும் சரி என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இந்த செயல்முறை அவுட்லுக் 2016 ஐ விட சற்றே குறைவு, ஆனால் இறுதி முடிவு ஒன்றே. நேர அளவை அமைக்கும் திறன் சுத்தமாகவும், அவுட்லுக் 2016 இன் பயனராகவும், அந்த அம்சம் விரைவில் அந்த பதிப்பிற்கு வழிவகுக்கும் என்று நம்புகிறேன்.
Office 365 இல் உங்கள் அலுவலக செய்தியை முடக்கு
நீங்கள் டைமரைப் பயன்படுத்த விரும்பவில்லை என்றால், சீக்கிரம் திரும்பி வாருங்கள் அல்லது அலுவலக செய்தியை ரத்து செய்ய வேண்டும் என்றால், உங்களால் முடியும்.
- அவுட்லுக்கைத் திறந்து கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- தானியங்கு பதில்களைத் தேர்ந்தெடுத்து அலுவலக விதிகளுக்கு வெளியே முன்னிலைப்படுத்தவும்.
- தானியங்கு பதில்களை அனுப்ப வேண்டாம் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
இது பரிமாற்றங்களை உடனடியாக அனுப்புவதை நிறுத்திவிடும், எனவே நீங்கள் அதை முடக்கியவுடன் பதிலளிக்கத் தயாராக உள்ளீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
அலுவலக செய்தியிலிருந்து ஒரு அவுட்லுக்கை எவ்வாறு அமைப்பது என்பது இப்போது உங்களுக்குத் தெரியும், வேலையிலிருந்து அதிக நேரம் ஒதுக்குவதில்லை என்பதற்கு எந்தவிதமான காரணமும் இல்லை. அதனுடன் நல்ல அதிர்ஷ்டம்!
